#UsosLegaltech: Registro y control de actividades realizadas en cada expediente o time report para incrementar la rentabilidad de nuestra actividad

Descripción del caso de uso:

Los profesionales del sector legal diariamente debemos batallar con jornadas que se alargan hasta el infinito ante la multitud de tareas que atender: correos que contestar, documentos e información que localizar o que archivar, escritos o documentos de trámite que redactar, presupuestos que preparar, llamadas que devolver, vencimientos que evacuar, reuniones que mantener, gestiones ante organismos y administraciones, consultas en el juzgado, y así podría continuar con un largo etcétera.

Si bien es cierto que este tipo de tareas en muchos casos no requieren de profundos conocimientos legales, consumen una gran parte de nuestro tiempo, y aunque deben ser atendidas para poder tramitar correctamente nuestros asuntos, convierten en misión harto complicada extraer algo de tiempo para las tareas realmente importantes, y que en definitiva requieren de nuestra pericia, conocimientos y experiencia como técnicos en Derecho.  Claros ejemplos son estudiar un asunto de carácter singular, definir la estrategia procesal a seguir ante la peliaguda demanda que ha sido notificada a nuestro cliente, preparar un contrato de cierta complejidad, argumentar los fundamentos de una apelación con especial calado jurídico, o preparar y asistir a una complicada vista con testigos.

Este tipo de tareas exigen la aplicación de la ciencia y técnica jurídica, así como cierto grado de experiencia, solvencia jurídica y expertise. Y son las realmente relevantes, justificando el grueso del importe facturado al cliente debido a su complejidad al suponer un valor de tarificación más elevado (salvo que nuestra estrategia empresarial se centre en la gestión de asuntos a volumen). Y nuestra especialización en una determinada materia posibilitará que podamos atenderlas de forma mucho más ágil, eficiente y eficaz, minimizándose parte del coste requerido por el asunto (en términos de esfuerzo y tiempo dedicado), incrementado su rentabilidad.

En definitiva, para poder optimizar nuestros recursos y mejorar el margen de beneficio de cada asunto gestionado e incrementar la rentabilidad de nuestra actividad, deberíamos poder atender y gestionar las tareas de escaso valor de la manera más rápida y eficiente que sea posible, ya que son las que más tiempo nos consumen, y las que tienen un valor residual en nuestra facturación. Las nuevas tecnologías nos podrán ayudar en este sentido, aligerando considerablemente sus tiempos de gestión.

De este modo dispondríamos de más tiempo y capacidad para dedicar a las cuestiones de mayor envergadura jurídica, o de abarcar mayor volumen de asuntos. En ambos casos, a ser preferible, dentro de nuestra especialidad.

Pero, ¿cómo confirmar sobre qué partidas de trabajo debemos centrarnos porque nos ayuden a incrementar nuestra facturación y rentabilidad? ¿Y respecto de cuáles debemos valorar la ayuda de la tecnología?

Problema que tratamos resolver:

Controlar el tipo de tarea o actividad que hemos realizado en cada expediente tramitado, así como los tiempos de gestión invertidos, será un dato esencial para ayudarnos a determinar qué tipo de tareas son en las que debemos focalizar nuestro tiempo y esfuerzo, y sobre cuáles debemos mejorar eficiencias a través de su automatización.

El primer paso es registrar las actividades que hemos desarrollado en cada asunto, distinguiendo entre las más complejas y de mayor calado, y las de escaso valor, extrayendo en ambos casos los tiempos que al día les dedicamos.

Este trabajo de definición se hace esencial, ya que como decía Lord Kelvin, Lo que no se define no se puede medir, lo que no se mide no se puede mejorar, y lo que no se mejora, se degrada siempre”.

Así podremos luego analizar y concluir:

  • Cuáles son los más rentables por haber reducido los costes de gestión al tratarse de una materia dominada, y el tiempo y esfuerzos dedicados son mínimos.
  • Qué tipo de expedientes exigen un alto esfuerzo de gestión, pero no tienen su reflejo en la rentabilidad, valorando si debemos incrementar nuestra tarifa, o simplemente rechazar los asuntos de esta tipología que puedan surgirnos a futuro, para poder centrarnos en aquellos que con un mínimo tiempo y esfuerzo podemos diligenciar, y así optimizar nuestros recursos y mejorar la rentabilidad.
  • Qué tipo de tareas de escaso valor debemos valorar automatizar porque incrementan los costes de un alto volumen de expedientes.
  • Confirmar si hemos fijado correctamente nuestros honorarios tras corroborar los tiempos, tareas y actividades concretas y esfuerzo total que hemos dedicado a cada asunto, ya que es bastante habitual que presupuestemos remitiéndonos a los baremos orientadores, o manteniéndonos en la franja de precios que oferte la competencia, sin tener la certeza de si efectivamente se cubren los costes reales del asunto (en términos de tiempo y esfuerzos dedicado al caso). Como no suele hacerse una previsión o estimación exhaustiva, el ejercicio termina siendo bastante abstracto, y los tiempos y tareas inicialmente no previstos, terminarán penalizando la rentabilidad real del expediente y nuestro margen de beneficios.

Este ejercicio puede parecer de lo más inabarcable fuera de los entornos digitales y trabajando de la manera tradicional. Pero la tecnología puede sernos de gran utilidad.

Cómo la tecnología puede mejorar eficiencias y agilizar dicha tarea:

Contar con un software de gestión que incorpore un registro o control de actividades o time report para cada asunto que gestionemos en el despacho, será esencial en este proceso.

Este tipo de aplicativos nos posibilitará:

  • Recoger cada una de las tareas o actividades realizadas en cada asunto por cada miembro del despacho, de manera que contemos con un desglose registro donde se especifique qué tareas han sido ejecutadas, por quién, y cuánto tiempo ha necesitado, y el coste asociado a cada uno de los intervinientes, en función del tiempo invertido, así como su cualificación/expertise.
  • Cada tarea o actividad puede estar vinculada a un tarifario previamente determinado por nosotros, lo que al cierre del expediente posibilitará emitir factura de forma completamente automatizada. El pricing incluido en el tarifario para cada partida, puede además cualificarse en función de si la ha ejecutado un perfil más junior o más senior del despacho, ya que obviamente la dedicación del segundo implicará un precio más elevado. 
  • Establecer diferentes tipos de tarificación en función de la distinta categoría del expediente, como por ejemplo si son de un cliente particular con el que hemos pactado un pricing específico, o por tratarse de una serie de una concreta cartera masiva.
  • Facturar de forma precisa y completa los servicios realmente prestados, evitando que no se incluyan partidas realizadas, no anotadas, y por ende, olvidadas.
  • Podrán asociarse, además, los gastos y suplidos, así como cualquier otro aspecto que pueda determinar los costes asociados al expediente, incluso con control de límite presupuestario.
  • Extraer listados generales que permitan ver resúmenes del time report o control de actividades de todos los asuntos de un cliente, de una cartera de expedientes o de la totalidad de asuntos del despacho, y exportar la información a EXCEL para un tratamiento analítico posterior.

De esta forma se consigue dar una valoración económica precisa de cada una de las gestiones o tareas que se han ido ejecutando, y determinar la rentabilidad de los asuntos. Al concretarse el tiempo exacto dedicado a cada tarea o actividad podremos determinar cómo ese tiempo se ha traducido en ingresos, lo que supone una muy valiosa información sobre la rentabilidad de un caso específico.

Estos datos serán esenciales para la toma decisiones sobre cómo asignar u optimizar recursos en el futuro para mejoras de rentabilidad respecto de asuntos que requieran una cantidad significativa de tiempo para completarse, pero no generen ingresos suficientes para justificar ese tiempo, posibilitando que deba reconsiderarse si aceptar asuntos similares en el futuro, o valorarse una reasignación de recursos.

Este control puede ayudar, además, a identificar oportunidades para mejorar la eficiencia y la productividad en la gestión de asuntos, ya que, al analizar los datos del tiempo dedicado a cada actividad, es posible identificar cuellos de botella y áreas donde se pueda mejorar.

En resumen, el time report en un software de gestión legal es una herramienta valiosa para determinar la rentabilidad de los asuntos legales gestionados y para identificar oportunidades de mejora en la eficiencia y la productividad.

Funcionalidades involucradas:

Contar con un software de gestión se hace esencial para mejorar eficiencias en esta partida.

Esta funcionalidad suele estar incluida en la mayoría de los softwares de gestión que encontramos en el mercado. Algunos de ellos abarcan funciones más modestas y otros más avanzadas, pero, en cualquier caso todos ellos serán de inestimable ayuda en este sentido.

Enlaces recomendados:

“Guía Legaltech”: Automatización documental y de procesos

Legal Tech aplicado a la gestión de Litigios en despachos de abogados, editorial LA LEY, Madrid, mayo 2022, páginas 313 y ss.

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