#UsosLegaltech: Intercambio de documentos con clientes sin necesidad de emplear correo electrónico, ahorrándonos el envío, la recepción y su gestión

Descripción del caso de uso

La correcta tramitación de nuestros asuntos requiere de un constante intercambio de documentación con nuestros clientes: los que nos hacen llegar para poder tramitar su expediente, y los que les remitimos, para revisión, firma o para mantenerlo al tanto de la evolución de su caso.

El método habitual es el del envío por email, siendo de sobra conocido por todos que la gestión del correo electrónico es una de las mayores lacras de nuestro día a día. Porque como ya hemos referido en muchas ocasiones, el hecho de redactar el texto del correo, incluir el destinatario, el asunto, adjuntar el documento o documentos en cuestión y enviarlo, no exige de mucho tiempo cuando es uno, pero cuando ya son varios a lo largo de la jornada, terminamos dedicando un tiempo considerable a esta partida. Y si, además, tenemos en cuenta la gestión de los que los clientes nos hacen llegar con los documentos que les hemos solicitado, la gestión del correo muchas veces no nos permite avanzar como nos gustaría.

Pero ¿y si fuera posible que cuando tuviéramos que remitir algún documento a nuestros clientes pudiéramos ahorrarnos el preparar y redactar el email, anexar los adjuntos y enviarlo? ¿Y si cuando nuestro cliente nos hace llegar documentos y archivos, pudieran aparecer directamente en nuestro software de gestión ya vinculados a su expediente?

Cualquier correo que podamos ahorrarnos nos ofrecerá un precioso tiempo para dedicar a otras tareas. Y si además fuera posible que los documentos que nos hagan llegar se autoarchivaran en su expediente, sin duda percibiríamos contundentes mejoras de eficiencias.

Problema que tratamos de resolver

Se hace esencial que podamos aligerar el volumen de correos entrantes y que gestionar, así como los que enviar, para procurarnos un margen de tiempo extra que dedicar a cuestiones de mayor calado, ya que esta partida se convierte en una auténtica losa cuando tenemos vencimientos que atender o vistas que preparar.

Cómo la tecnología puede mejorar eficiencias y agilizar dicha tarea

Algunos softwares de gestión legal cuentan con plataformas seguras de intercambio de información y documentos con clientes o incluso con terceras partes involucradas en los asuntos que estemos gestionando. De manera que cualquier documento archivado en el aplicativo, simplemente clicando sobre el documento, habilita la opción de compartirlo con el destinatario seleccionado.

Activada la opción de compartir, el destinatario recibirá un correo que le dará el acceso a la plataforma, y una vez cumplimentados ciertos controles de registro y seguridad, podrá tener acceso a la información y documentos que se le haya compartido de forma constante y continuada. Podrá verlos y analizarlos, escribir comentarios e incluso firmarlos si la plataforma estuviera integrada con firma electrónica.

Tan sencillo como clicar y seleccionar el destinatario. Y nos habremos ahorrado el tener que redactar el email, adjuntar los documentos y enviarlo.

En el sentido inverso, el cliente o tercero que haya sido habilitado en el acceso a la plataforma, podrá igualmente anexar y adjuntar los documentos que deba compartirnos. Una vez haya cargado el archivo, nos saltará un aviso alertándonos que se nos ha compartido el documento, que, además quedará vinculado a su expediente, al igual que los comentarios que el cliente haya podido dejar indicados, ahorrándonos la tarea de tener que archivarlos. El sistema lo habrá hecho por nosotros.

Estas plataformas, ofrecen además un registro histórico de todos los archivos compartidos en ambos sentidos, con los comentarios, lo que nos facilitará su seguimiento.

Funcionalidades involucradas

En este caso el software de gestión legal con plataforma de comunicación es el protagonista. No todos los existentes en el mercado cuentan con esta funcionalidad tan útil, y no todos tiene integrada la opción de firma. Pero en mayor o menor medida, este sistema nos ayuda a ser más eficientes y eficaces a la hora de comunicarnos con nuestros clientes, ahorrándonos el envío y recepción de correos electrónicos.

Enlaces recomendados

Guía LegaltechSoftware de gestión

Legal Tech aplicado a la gestión de Litigios en despachos de abogados”, editorial LA LEY, Madrid, mayo 2022.

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