Descripción del caso de uso
Recoger testimonio de actuaciones y eventos de los que se desprendan o impliquen consecuencias jurídicas, es una práctica habitual en el sector.
Recoger el contenido de este tipo de sesiones es imprescindible para dar fe y dejar constancia fehaciente de lo acontecido (en caso de los actos procesales), o recoger testimonio de lo que se ha argumentado, valorado, discutido y concluido, en caso de tratarse de otro tipo de eventos.
La tradicional acta, que históricamente se ha recogido de forma manuscrita por el secretario en funciones, o persona que asumía puntualmente dicho rol, exige que de forma meticulosa se apunten todos los aspectos y puntos tratados, las consideraciones vertidas así como las decisiones tomadas.
Las juntas, comités, o reuniones de consejos suelen ser eventos de crucial importancia en el mundo empresarial y con extensas implicaciones legales. Las vistas y juicios igualmente son actos con gran alcance jurídico. Y contar con medios que recojan sus contenidos, ya sea a través de medios audiovisuales o de transcripciones precisas, es esencial para recopilar información, recoger los aspectos debatidos o argumentados y ser testimonio de decisiones acordadas, como punto de referencia para ulteriores implicaciones jurídico/legales.
Problema que tratamos resolver
Sin embargo, el proceso de transcripción manual tradicional es lento, costoso y propenso a errores humanos, lo que puede dar lugar a omisiones o malinterpretaciones, con el alcance que ello pueda suponer.
La persona que asume la secretaría debe recoger pulcro y preciso testimonio del acto, cuestión que no es nada baladí, ya que en caso de omitir o errar al recoger un punto debatido y acordado, las consecuencias jurídicas pueden ser considerables.
Si bien es cierto que las herramientas que actualmente encontramos en el mercado para organización de reuniones por videoconferencia posibilitan su grabación siendo de gran ayuda para evitar este tipo de errores, así como los esfuerzos y tiempo que elaborar la transcripción requiere, también ofrecen ciertos inconvenientes, como puedan ser riesgos de privacidad y seguridad, en caso de plataformas de entornos no seguros. Otra dificultad es localizar el momento concreto en el que se trató y debatió un tema puntual, y la decisión finalmente acordada, que exige re-visualizar la grabación completa, lo que se convierte en un ejercicio considerable cuando cuenta con horas de duración.
Algunos actos procesales, como las audiencias previas o los actos de juicio, son recogidos por medios audiovisuales desde hace años. Y todos los procesalistas sabemos que alegar errónea valoración de la prueba en la interposición de un recurso de apelación respecto del interrogatorio de una de las partes o del testimonio de uno de los testigos, exige que debamos revisar la grabación completa para recoger con detalle el testimonio exacto para su transcripción, así como la hora, minuto y segundo en el que fue esgrimido. Y cuando son varias horas de grabación, e intervienen varias partes y testigos, puede llegar a ser una odisea digna del mismísimo Homero.
Cómo la tecnología puede mejorar eficiencias y agilizar dicha tarea
Es aquí es donde entra en juego la Inteligencia Artificial (IA), ofreciéndonos la solución definitiva. Y la IA generativa ha venido a mejorarla aún más.
La IA es capaz de transcribir y textualizar un audio/video, ya sea a tiempo real, o subiéndole una grabación. De este modo, el sistema nos devolverá la transcripción de todo lo dialogado, sin requerirse ningún tipo de intervención manual. Obtendremos un acta completa, que en algunos casos será incluso más detallada que las convencionales, ya que, en muchos casos, la persona con funciones de secretario, recoge las intervenciones y conclusiones más considerables, pasando “algo de puntillas” sobre cuestiones de importancia menor.
Pero no sólo eso, ya que el detalle con el que se textualiza el contenido verbal abre un nuevo campo de posibilidades. Listamos a continuación los puntos en que la IA puede ayudarnos:
Automatización y Velocidad
La IA puede transcribir de forma exacta el audio de lo argumentado, debatido y concluido en tiempo real, permitiendo disponer de la transcripción y acta de forma inmediata.
Precisión Mejorada
Los modelos de IA han alcanzado un alto nivel de precisión en la generación de texto. Esto se traduce en transcripciones más precisas y menos errores en comparación con las transcripciones manuales. La IA tiene la capacidad de capturar incluso palabras propias de la jerga jurídica, habladas rápidas o dialectos regionales, lo que es esencial en contextos legales.
Ahorro de Costes
La automatización de la transcripción a través de la IA puede llevar a significativos ahorros de costes, evitando que una persona deba dedicarse a realizarla, reduciendo tiempo y recursos dedicados a esta tarea.
Escalabilidad
La IA es altamente escalable y puede manejar grandes volúmenes de transcripciones de manera eficiente. Esto es especialmente importante en eventos legales que involucran a múltiples partes y una gran cantidad de contenido a transcribir. La IA se adapta a las necesidades de transcripción sin requerir recursos adicionales.
Búsqueda y Análisis Avanzado
Una vez que la IA ha transcrito el contenido de lo debatido, el texto generado se vuelve completamente digital y fácil de buscar. Esto permite un análisis avanzado de los datos, la búsqueda de información específica, la persona que hizo las manifestaciones, hora/minuto/segundo exacto en que las hizo. E incluso puede generar informes detallados, reflejando los aspectos que precisemos, como cuánto tiempo intervino cada asistente, contenidos sobre los que habló, extrayendo conclusiones principales de sus aportaciones, o cualquier otra particularidad que necesitemos.
La capacidad de buscar y analizar rápidamente el contenido de las transcripciones puede llegar a ser invaluable.
Funcionalidades involucradas
En este caso, la única protagonista es la Inteligencia Artificial. Actualmente existen en el mercado soluciones específicas para este concreto cometido, pero la explosión de la IA generativa se constituye como solución de fácil acceso y uso sencillo para cualquier usuario
Enlaces recomendados
Guía Legaltech: Automatización documental y Softwares de gestión
“Legal Tech aplicado a la gestión de Litigios en despachos de abogados”, editorial LA LEY, Madrid, mayo 2022, páginas 364 y ss.
Etiquetas: IA generativa, Inteligencia artificial, Juntas de accionistas, Legaltech, Transcripción de vistas, Transformación digital