Descripción del caso de uso
El establecimiento de igualas es una práctica habitual en nuestro sector. Abogado y cliente convenian el pago de una cantidad fija para un determinado servicio jurídico recurrente.
Ya hemos referido en otras entradas como es altamente provechoso para cualquier profesional o despacho contar entre su cartera de asuntos de servicios recurrentes, dada la regularidad de ingresos que implica. Tener como clientes a mercantiles o compañías con alto volumen de negocio que exija de constante asesoramiento, así como negociar, gestionar o tramitar nuevos expedientes de forma constante, es innegable que para cualquier abogado es un hito estratégico importante, con el impacto que ello supondrá en términos de volumen de negocio y facturación.
Sin embargo, este tipo de clientes supondrá también una considerable carga de trabajo y un elevado esfuerzo de gestión, que será directamente proporcional al volumen de asuntos del que nos provea. Por eso, se hace esencial ser cuanto más eficientes podamos en la gestión de las tareas de escaso valor que su tramitación exija para reducir los recursos a estos destinados y poder rentabilizarlos al máximo. Ya que cuanto menor sea el coste de tramitación de cada expediente, mayor será el margen de beneficio que nos dejen.
Una de esas tareas de escaso valor es el cobro recurrente de la iguala. Generada y enviada la factura al cliente, su cobro podrá gestionarse de diversas maneras: a través de transferencia periódica que nos haga el cliente, abono en nuestra cuenta, adeudo directo en cuenta del cliente o domiciliación, etc. En muchas ocasiones la transferencia periódica no es un método válido, ya que el monto total a cargar podrá variar, cuando por alguna razón haya que imputar costes adicionales.
El cobro de la iguala exigirá que deberemos generar la factura de rigor, imprimirla en PDF, firmarla, articular el correo para hacerla llegar al cliente, adjuntarla y enviarla, y gestionar el adeudo directo SEPA (cuando este ha sido el medio de pago acordado), o esperar a que el cliente haga el ingreso en cuenta o transferencia.
También habrá que confirmar el pago, para después marcarlo como pendiente o abonado en nuestro sistema de control. Y este proceso completo deberá reproducirse periódicamente con la frecuencia definida.
Problema que tratamos resolver
Ejecutar de forma manual la secuencia de acciones descrita no supone de un esfuerzo de gestión considerable, ya que se trata de replicar constantemente el mismo proceso reutilizando la misma plantilla de factura y de email, gestión del adeudo directo y seguimiento del cobro. Pero cuando ya son varios los clientes con los que tenemos acordadas igualas, y hay que reproducirlo con cada uno de ellos, el cierre del mes puede llegar a generar una carga de trabajo considerable. Y si nuestro despacho cuenta con decenas de ellas, puede llegar a convertirse en un pain point en toda regla.
Si, por ejemplo, tenemos acordadas treinta igualas, a las que haya que imputar los gastos de desplazamiento que dichos clientes hayan requerido durante dicho periodo, habrá que: generar la factura recalculando su importe, imprimirla a PDF, firmarla y archivarla, articular el correo electrónico y adjuntar la factura, enviarlo al cliente, gestionar el adeudo directo SEPA (en caso de que sea la modalidad determinada), y así repetir el proceso con los treinta clientes. Luego tocará controlar que los pagos se han hecho efectivos.
Nada baladí.
Cómo la tecnología puede mejorar eficiencias y agilizar dicha tarea
Nuevamente la tecnología se constituye como una potente herramienta ayudándonos en la gestión de esta partida de trabajo, generando automáticamente la factura cuando los gastos adicionales estén imputados en el asunto, transformándola en PDF y firmándola, articulando el email, adjuntándola y enviándola al cliente y generando también la remesa para el adeudo directo en la cuenta del cliente de los importes devengados.
Si toda la información y los datos necesarios para completar el proceso se encuentran debidamente registrados y codificados en nuestros sistemas, será tan sencillo como pulsar el botón del ratón.
La secuencia de acciones podrá hacerse de forma unitaria, esto es, de uno o uno, o también podrá hacerse en bloque o por lote, seleccionándose los asuntos a facturar y cobrar, y a golpe de clic, generar todas las facturas de una tacada, así como la remesas.
Si ya supone una mejora de eficiencias realmente contundente la ejecución del proceso de forma automatizada para cada uno de ellos, su generación de forma masiva lo eleva a otro nivel.
De este modo, nos olvidaremos de generar los documentos, mandar los correos, archivarlos y gestionar el adeudo, y nos podremos dedicar a otras tareas de mayor valor agregado.
Funcionalidades involucradas
Como siempre, se hace esencial contar con un sistema, software de gestión o aplicativo que posibilite codificar de forma estructurada y organizada toda la información que la ejecución automatizada de este proceso exija.
Es de referir que no todos los softwares de gestión del mercado posibilitarán replicar íntegramente todos los pasos descritos, por lo que será esencial confirmar que permita no solo generar y enviar las facturas, sino también la generación de remesas y el adeudo directo.
Enlaces recomendados
Guía Legaltech: Automatización documental y de procesos. Softwares de gestión de despachos y asesorías.
“Legal Tech aplicado a la gestión de Litigios en despachos de abogados”, editorial LA LEY, Madrid, mayo 2022, páginas 133 y ss. y 333 y ss.
Etiquetas: Automatización de procesos, Igualas, Legaltech, Transformación digital