Simplificar las tareas rutinarias siempre ha sido un objetivo que cumplir. Muchos agentes de diversa naturaleza encuentran su solución en plataformas específicas que automaticen sus procesos, reduciendo la probabilidad de cometer errores y aumentando su productividad. El primer paso para ello es entrar en la rueda de la digitalización, término en boga durante estos últimos años y que nos permite tener la información disponible y manejable. Así pues, la inversión en digitalización y automatización está a la orden del día.
El sector jurídico no se queda atrás: firmas de abogados, asesorías jurídicas, despachos de procuradores y otros profesionales optan por la simplificación y automatización, con la consecuente reducción de carga de trabajo y de costes. Por eso, los distintos agentes de este sector acuden a soluciones específicas que les permiten obtener estos indudables beneficios. Es el caso del turno de oficio de procuradores.
Justo López, ex CEO de Level Programs, empresa adquirida por Wolters Kluwer el pasado junio, nos cuenta cómo diferentes Colegios de Procuradores han conseguido automatizar sus procesos internos gracias a Kmaleon. Este software se encuentra actualmente integrado entre las soluciones para profesionales del sector jurídico con las que cuenta Wolters Kluwer Legal Software.
Justo, ¿Cuáles son los principales retos que se os plantearon a la hora de mejorar los procesos de digitalización del turno de oficio de procuradores?
Los primeros retos aparecieron cuando se nos planteó gestionar la cuota variable. Estamos hablando de procesos muy laboriosos basados en listados proporcionados por los decanatos y que se realizaban de forma totalmente manual.
La implementación de Lexnet nos permitió utilizar dicha plataforma para identificar las nuevas demandas presentadas e identificar a aquellos procuradores propios o ajenos al colegio, a los que podríamos entonces generar una cuota variable de servicios que podría ser cobrada mediante recibos domiciliados una vez alcanzado un importe mínimo. Y todo ello de forma totalmente automática. Además, el gestionar el turno de oficio nos permitía identificar los procedimientos en los que no procedía pagar cuota, por lo que los sistemas se retroalimentaban.
Justamente, fue en el turno de oficio donde se nos planteó el mayor reto. El Ilustre Colegio de Procuradores de Barcelona nos pidió que analizáramos la gestión del turno de oficio e hiciéramos una propuesta de mejora. Tras visitar in situ las dependencias del Colegio y analizar todo el proceso desde la designa hasta la acreditación de las actuaciones y su posterior comprobación, hicimos una propuesta basada en la digitalización total del sistema que se ha demostrado un total éxito, puesto que finalmente ha sido adoptado por 7 de los 8 Colegios de Procuradores de Cataluña.
¿Cuáles fueron las bases sobre las que asentasteis este proceso de digitalización?
Nuestra mayor premisa fue la eliminación de papel y la simplificación de procesos. En primer lugar, la designa, realizada a instancias del Colegio de Abogados, o del Juzgado, seguía registrándose y generándose por el personal del Colegio, pero el producto final, la designa en sí, quedaba disponible para su descarga a través de una WEB a la que tenían acceso los colegiados. De esta manera, cada colegiado tenía acceso a un portal basado en Kmaleon WEB, en el que tenía acceso a todos los expedientes en los que había sido designado. Con esto, podía realizar búsquedas por autos, por las partes y descargar la designa oficial si fuera necesario.
En cuanto a la comunicación de la designa al colegio de abogados o a los juzgados, en cada colegio se buscó la mejor solución en función de sus posibilidades. En este punto, cabe destacar que, en Barcelona en 2019, gracias a un acuerdo del Colegio de Procuradores con la Administración de Justicia, preparamos la integración para que Kmaleon tuviera acceso al punto neutro judicial, de tal forma que las designas se entregan de forma instantánea al Juzgado con todos los protocolos de seguridad necesarios. Además, en ese momento, también se dio acceso a la plataforma a los Juzgados de Violencia sobre la Mujer para agilizar la petición de procurador.
¿Cuál fue el principal problema con el que os habéis encontrado y cómo lo habéis resuelto?
El verdadero cuello de botella se localizaba en las acreditaciones de las actuaciones realizadas para cada designa, pues se recibían a cientos. Originalmente, cada procurador debía cumplimentar un formulario con los datos del procedimiento, acompañándolo con una copia en papel que acreditara su actuación. Toda esa documentación debía revisarse y registrarse en un sistema informático, luego todo ese papel se acumulaba por miles y finalmente se destruía.
La solución aportada por nuestro equipo fue la siguiente: cada procurador subiría la documentación en formato digital al expediente correspondiente, ya que contaban con acceso a través del portal. Este proceso le daba mucho menos trabajo al procurador, le ahorraba el papel, le permitía reutilizar documentos digitales, y ahorraba el desplazamiento a las dependencias del Colegio.
Por supuesto, eso redujo brutalmente la carga de trabajo del personal del Colegio, cuya tarea se centraría exclusivamente en pasar un proceso de validación de las acreditaciones, desde la pantalla y de forma muy ágil, viendo simultáneamente el documento acreditado, la información del expediente y las acreditaciones anteriores. De este modo, la validación se ha convertido en proceso ligero. En caso de detectar cualquier problema, el procurador recibe una alerta en su portal y puede acceder al expediente para subsanarlo.
A partir de este punto, se dotó al sistema de las funcionalidades para generar las correspondientes liquidaciones a la Generalitat y a los procuradores. Una vez el Colegio recibe los fondos, aunque sea parcialmente, el sistema genera las transferencias y practica las retenciones.
Además, como los colegiados tienen acceso al portal, desde el mismo pueden comprobar los derechos de cobro y las liquidaciones recibidas, sin necesidad de remitirles ningún documento ni abusar del correo.
Es una satisfacción haber participado una vez más en la mejora de procesos, basándonos en la tecnología de Kmaleon.