¿Por qué se hace necesario innovar en el sector legal?

Es inevitable que a todos los profesionales del sector diariamente les asalte esta pregunta. Al fin y al cabo, es la tendencia y el gran reto al que se enfrentan las asesorías jurídicas y los despachos, pero ante la perspectiva de iniciar un proceso de tal trascendencia y calado, es normal que asalte la duda de si realmente es tan necesario esto de innovar, o si simplemente se trata de una moda pasajera. Rocío Ramírez, Technical Product Manager en Wolters Kluwer Legal Software, abogada procesalista en ejercicio durante más de 20 años, y autora de la monografía “Legal Tech aplicada a la gestión de litigios en despachos” nos cuenta por qué se hace tan necesario que los juristas, mas que nunca, se replanteen su tradicional forma de trabajar.

Rocío, ¿Por qué se hace tan necesaria la innovación en el sector legal?

Innovar es alterar algo introduciendo novedades.

Si no hay elementos nuevos que introducir, se justifica que mantengamos una dinámica de trabajo similar a la que practicamos desde hace años.

Sin embargo, la era tecnología en la que vivimos, y que ya se ha encargado de transmutar de forma radical otros sectores o industrias, como la audiovisual, la musical o el retail, nos ofrece soluciones y herramientas con las que no contábamos hace años. Por ello, seguir trabajando como tradicionalmente venimos haciendo, dando la espalda al gran surtido de soluciones de gestión, automatización o monitorización que las herramientas digitales nos proveen, supone anclarnos en el pasado y no evolucionar conforme a los nuevos tiempos, y nuevos perfiles de clientes demandan.

¿De qué manera nos puede ayudar la innovación y la tecnología en nuestro día a día?

Las nuevas tecnologías permiten que nuestras tareas puedan ser atendidas y gestionadas conforme a metodologías innovadoras dentro de la práctica habitual propia del sector. La estandarización y sistematización de asuntos y tareas, su tratamiento industrializado y su automatización, alcanza otras dimensiones gracias a la tecnología.

Si bien esto ya ocurriera en otros sectores como el industrial, en el que la mecanización permitió automatizar las tareas manuales que propiciaron la producción en cadena, ahora, las nuevas tecnologías permiten mecanizar y automatizar tareas de contenido cognitivo o intelectual. Y muchas de nuestras tareas, obviamente de carácter cognitivo, pero que habitualmente son atendidas de manera mecánica y de la misma manera, permiten ser automatizadas.

A título de ejemplo, el archivo y procesamiento de las notificaciones judiciales, la articulación de escritos de trámite, y su remisión por email al procurador para su presentación, las presentaciones de escritos y demandas a través de las plataformas judiciales, las consultas a las cuentas de consignación judicial, la generación de informe y reportes recurrentes, la emisión de facturas y remisión al cliente ante hitos concretos como pueda ser la notificación de la sentencia…

Todo esto es posible si contamos con un entorno de gestión adecuado. Actualmente en el mercado hay una amplia oferta de softwares de gestión que incluyen funcionalidades que permiten automatizar este tipo de tareas.

Automatizar estas partidas, nos permitirá hacer nuestro trabajo de forma mucho más ágil sin perder un ápice de calidad, y minimizando, además, errores de transcripción de información y datos. Nos convertiremos en profesionales mucho más productivos, permitiéndonos alcanzar ese “más en menos” o “más por menos”, que se ha convertido en el gran reto para el sector. Nos permitirá rentabilizar más cada asunto gestionado, y, en definitiva, impulsarán el crecimiento económico de nuestra actividad.

Innovar en nuestra actividad, y utilizar la tecnología como una herramienta más de trabajo, al igual que ya contamos con nuestros ordenadores, smartphone, o bases de datos jurídica, nos posibilitará ofrecer servicios jurídicos extremadamente competitivos y de extraordinaria calidad, siendo el elemento diferencial que distinga nuestra oferta, en un mercado tan competitivo como el actual.

¿Cuáles deben ser los primeros pasos si queremos innovar en nuestro despacho?

Lo principal y esencial es conocer cuál es la actividad principal de nuestro despacho, nuestros puntos fuertes y nuestras debilidades, las tareas que nos consumen de mayor tiempo y esfuerzo, las partidas de trabajo en las que generalmente se generan cuellos de botella, y determinar y enumerar las tareas de escaso valor que ocupan gran parte de nuestra jornada.

Después vendrá determinar si las partidas que más tiempo nos llevan pueden ser automatizadas, y si existen soluciones en el mercado que nos permita ejecutarlas de forma completamente mecanizada, o en su defecto, valorar un desarrollo in house.

Pero lo más importante es saber y conocer el por qué y para qué voy a integrar tecnología en mi actividad, y si efectivamente podrá ayudarme a mejorar mis procesos de trabajo, confirmar que podré aligerar los tiempos de gestión de las distintas tareas que diariamente llevamos a cabo, y si en definitiva me va a permitir incrementa mi productividad y la de mi equipo.

Luego vendrá el proceso de integrar e implementar la tecnología en nuestro día a día, que requerirá un ejercicio previo de redefinir nuestra manera de trabajar, de reorganizar la estructura de nuestro despacho, de replantear los flujos de trabajo y los procesos de gestión de las distintas partidas, integrando la tecnología como una parte más de dicho proceso.

Si no se innova desde este planteamiento, y terminamos utilizando estos entornos de gestión como un método más de archivo, el tiempo, esfuerzo y resto de recursos invertidos, nunca tendrán su retorno.