El departamento de gestión del conocimiento de Philippi Prietocarrizosa Ferrero DU & Uría está brindando una capacidad mejorada a más de 400 abogados en las oficinas de la firma en Chile, Colombia y Perú.
Lexsoft Systems, un proveedor de soluciones de TI y procesos de negocio, anuncia hoy que el principal despacho de abogados latinoamericano, Philippi Prietocarrizosa Ferrero DU & Uría (PPU), ha adoptado su solución Lexsoft T3 para toda la firma, orientada a obtener las mejores prácticas de la gestión del conocimiento (KM). Hoy en día, el departamento de KM de PPU, compuesto por solo cuatro personas, está logrando ganancias significativas de eficiencia, beneficiándose de un sistema de KM estructurado y basado en taxonomías con procesos simplificados. El equipo está entregando una capacidad de KM oportuna y moderna a más de 400 abogados en las áreas de práctica de la firma y cuatro oficinas en Chile, Colombia y Perú.
T3, que se implementó en solo dos semanas, reemplaza el sistema de KM desarrollado internamente de PPU. Ya desde su implementación en abril de este año, T3 almacena más de 1.500 documentos de conocimiento y este número está creciendo de forma regular.
PPU eligió T3 como su solución de KM para toda la firma, después de una revisión exhaustiva de sistemas similares disponibles en el mercado. T3 satisfacía las necesidades del departamento de KM de PPU, así como las de sus usuarios. Para el departamento de KM de PPU, la solución ofrece la funcionalidad más avanzada para construir una estructura taxonómica sofisticada y multinivel, se integra fácilmente con las herramientas de calidad que el equipo utiliza para formatear y crear plantillas de documentos, proporciona control sobre los procesos de KM y, lo que es más importante, garantiza el más alto nivel de seguridad. Desde la perspectiva del usuario, la solución proporciona una interfaz de usuario intuitiva y familiar, y se integra a la perfección con iManage Work, el sistema de gestión de documentos y correo electrónico de la firma, lo que facilita a los abogados el uso de T3.
Isabela Loscher, Directora de Gestión del Conocimiento de PPU, dice: «Para un despacho de abogados grande, de múltiples oficinas y múltiples prácticas como el nuestro, una capacidad de gestión del conocimiento basada en las mejores prácticas es un requisito crítico para el negocio. T3 ha cambiado por completo la forma en que funciona el departamento de KM: ya en un espacio de tiempo tan corto, estamos viendo beneficios sustanciales de eficiencia a través de procesos de KM que están integrados en la actividad diaria de los abogados. En el futuro, podremos centrarnos en mejorar la capacidad de KM de la firma. Hasta la implementación de T3, pasamos mucho tiempo procesando manualmente las solicitudes de archivos como definiciones, documentos modelo y otros conocimientos de la firma, porque los abogados nunca pudieron estar seguros de que el documento esté en el sistema de KM o de que sea el más preciso o el mejor para sus requisitos».
Hoy en día, T3 representa una única versión de la verdad para la información relacionada con el conocimiento de PPU. Anteriormente, había varias versiones del mismo documento, ya que el sistema de KM tradicional permitía a los abogados editar documentos que ya residían en la solución. Además, con frecuencia, un documento tenía que almacenarse varias veces, si era relevante para diferentes áreas de práctica. Todo esto significaba que garantizar la precisión y la consistencia de la documentación era extremadamente difícil y consumía mucho tiempo para el departamento de KM.
El proceso de adquisición de documentos de KM para su inclusión en el sistema de gestión de los conocimientos se ha simplificado. Cualquier documento que los abogados resalten para su inclusión en T3, va automáticamente a una bandeja de entrada separada asignada al departamento de KM. Esto permite al equipo de KM clasificar el documento, hacerlo compatible con los requisitos de protección de datos como el GDPR y formatearlo en función de las políticas y directrices internas, antes de cargarlo en T3.
Las contribuciones de documentos por parte de los abogados para el repositorio de KM han aumentado ya que el proceso es ahora muy simple. Usando el botón «Enviar conocimiento» en iManage Work, los abogados pueden asignar documentos para su inclusión en T3, con un clic del mouse.
Loscher, agrega: «T3 ha aumentado en gran medida la aceptación de KM por parte de los abogados, mejorando el valor de la función para el negocio. Y aquí no puede haber mayor retorno de una inversión en tecnología que la adopción entusiasta de usuarios en toda la empresa. Hoy en día, nuestros abogados están tomando activamente la iniciativa de trabajar con nosotros para garantizar que todos sus documentos modelo se almacenen en el sistema. Han experimentado los beneficios de un sistema de KM de mejores prácticas de primera mano. «
La dependencia de los abogados en el departamento de KM para el acceso a los documentos se ha reducido, liberando al equipo para emprender actividades más estratégicas relacionadas con la disciplina. Con T3 ofreciendo taxonomía multinivel junto con una poderosa capacidad de búsqueda, los abogados pueden buscar y mostrar de forma independiente los documentos modelo y otra información que necesitan, seguros de que realmente accederán a los archivos correctos dentro del contexto legal en el que están trabajando.
Carlos García-Egocheaga, CEO de Lexsoft Systems, comenta: «Estamos encantados con el impacto positivo que T3 ha tenido en PPU. T3 realmente absorbe las mejores prácticas colectivas de KM en la industria: es una solución que estamos desarrollando y perfeccionando continuamente para satisfacer las necesidades tanto de los líderes de KM como de los usuarios. «
Hoy en día, cuatro de los 10 principales despachos de abogados globales (entre otros) ya están utilizando T3 como Sistema de Gestión del Conocimiento. La solución se puede implementar en cuestión de días y no tiene costes ocultos. Además, la herramienta es parte de un extenso ecosistema y se integra con una amplia variedad de tecnologías de terceros. T3 se implementa sobre la infraestructura iManage preexistente, el principal repositorio documental del sector legal a nivel mundial.
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