«Ni la mejor tecnología ni los mejores procesos van a salir adelante si el cambio de cultura no cala en las personas»

El pasado 14 de febrero tuvo lugar la jornada “The Law Day: Construyendo la asesoría jurídica eficiente”, un evento organizado conjuntamente por Wolters Kluwer Legal Software, Gesdocument y LOIS (Legal Operations Institute Studies). Su objetivo era reflexionar y debatir sobre los principales aspectos a tener en cuenta para conseguir la máxima eficiencia en las asesorías jurídicas. Acudimos atraídos muy especialmente por un elenco de ponentes que sabemos que siempre dan mucho juego, configurado, por orden de intervención, por Eugenia Navarro (que fue quien nos regaló este titular tan necesario: Ni la mejor tecnología ni los mejores procesos van a salir adelante si el cambio de cultura no cala en las personas) y Jordi Estalella, socios de LOIS; Maite Atalaya, Directora de Gestión Corporativa Mercantil en Gesdocument; y Alicia Feito, Directora General de Wolters Kluwer Legal Software España. Todo ello conducido por el director general de Gesdocument, José Luis Rivas.

No sólo nos parecía interesante lo que nos iban a contar estos profesionales: también nos lo pareció esta suerte de ‘triple alianza’ formada por consultores, asesoría y tecnológica que lanzaba su primer evento. Una alianza que quiere abarcar aspectos a tener muy en cuenta en la transformación, digital y no digital, de una asesoría jurídica: optimización de procesos; solución de ineficiencias en los flujos de trabajo; uso de la IAGen en la revisión de contratos y la automatización de tareas; análisis de las estrategias de outsourcing; y por último, el enfoque tecnológico con ejemplos muy prácticos sobre cómo el uso de la tecnología redunda en una mayor eficiencia y productividad de los departamentos jurídicos de empresa. Allí estuvimos intercambiando impresiones con los protagonistas, y esto es lo que nos contaron.

Como decíamos anteriormente, este evento fue organizado por Wolters Kluwer Legal Software, Gesdocument y LOIS (Legal Operations Institute Studies), una unión que suma mucho talento y objetivos comunes (especialmente, la gestión y transformación de las asesorías jurídicas), y por ambos factores nos parece una alianza con mucho sentido.

“Creo que tiene mucho sentido porque los departamentos legales necesitan todo el apoyo para su transformación, y encontrar equipos expertos y de confianza en diferentes ámbitos es difícil”, asegura Eugenia Navarro. “De este modo se les proporciona una solución integral, empezando desde los procesos y las personas. También todo lo relacionado con el outsourcing, que es la parte más tediosa y quitan mucho tiempo”, remata.

“El orden de las ponencias no es casual. Primero se empieza por si realmente necesitas tecnología o es un tema más de organización”, nos cuenta Jordi Estalella. “Por ello hemos iniciado la jornada Eugenia y yo para hacer un análisis más conjunto, nos ha seguido una ponencia de carácter más organizativo con Gesdocument y ha finalizado Legisway, representando una buena herramienta disponible cuando realmente necesitemos tecnología”.

Como decíamos, nos parece que este espíritu colaborativo entre asesoría, tecnológica y consultora tiene mucho sentido. Pero… ¿tendrá recorrido? “Creo que así será, entre otras cosas, porque Gesdocument es uno de nuestros mejores clientes de Wolters Kluwer a nivel nacional”, aclara Alicia Feito. “También creo que sí tendrá recorrido”, corrobora José Luis Rivas, y lo explica: “Como proveedores de servicios gestionados para las asesorías jurídicas, vemos que muchas de ellas no saben por dónde empezar. Les planteamos hacer una pequeña due diligence de lo que tienen y ya se lo entregamos cargado en la plataforma”. Alicia coge el relevo para confirmar que “al final las asesorías jurídicas, muchas veces, no se atreven a iniciar el proceso de transformación digital. Si vas de la mano de una asesoría importante como Gesdocument resulta más fácil, porque mitigas el riesgo: el trabajo más farragoso lo hacen ellos y al final el departamento legal se queda mucho más tranquilo”. Tenemos mucha curiosidad por saber cómo usa Gesdocument la herramienta Legisway, de Wolters Kluwer Legal Software. “Digitalizamos la relación con el cliente usando la plataforma de Wolters Kluwer”, sentencia José Luis.

Nos da la impresión de que, desde la incorporación de José Luis Rivas a la dirección general de Gesdocument hará poco más de un año, esta compañía ha pivotado en su modelo de negocio. “Estamos en un proceso de transformación muy profundo. Gesdocument antes era la gestoría de la firma Cuatrecasas y destacaba por una gran calidad de servicio, pero no estaba orientada a la comercialización ni a la tecnología”, nos explica José Luis“. Ahora nos estamos abriendo al mercado para buscar otros clientes que no son los que nos referenciaba Cuatrecasas, y de hecho empezamos a tener clientes del IBEX35. Hemos transformado la compañía desde una perspectiva tecnológica, sobre todo apoyándonos en soluciones estándar, y también hemos mejorado el catálogo de servicios para adaptarnos a las necesidades de las empresas. Esa transformación que estamos viviendo todavía no se ve mucho, pero creo que en los próximos seis meses se va a ver un gran cambio”.

Maite Atalaya, directora de Gesdocument Gestión Corporativa Mercantil, intervino en la jornada, y en su ponencia el outsourcing fue protagonista, fundamentalmente en el ámbito mercantil. Si, además, echamos un vistazo a las divisiones que aparecen en su web y los servicios que ofrecen, tenemos que preguntarnos ¿es Gesdocument un ALSP? Porque si no lo es, se parece mucho. “Somos un ALSP de servicios gestionados, sí que lo somos, aunque nunca lo hayamos declarado de este modo», confiesa José Luis. «Tenemos dos tipos de clientes: por un lado las Pymes, por otro prescriptores, que normalmente son despachos de abogados. Te pongo un ejemplo: despachos que tienen clientes que quieren crear una empresa fuera de España. Si esa firma no tiene medios para llevarlo a cabo, nosotros sí los tenemos, y nos subcontratan el servicio”.

En este punto quisimos cambiar momentáneamente de tercio (aunque sin salirnos del ruedo legaltech) porque nos gustó mucho un post que Jordi Estalella publicó en Linkedin en el que decía que el devenir de la tecnología en el sector legal tiene una parte sombría que no suele contarse. Nos pareció que, más que ver la botella medio vacía, alguien como Jordi veía al rey desnudo, como en el cuento de Andersen, y además lo decía. “Al final somos consultores, y creo que nuestro deber es ser independientes”, afirma Jordi. “Tenemos muy buena consideración de la tecnología, pero no todo el mundo necesita la misma tecnología”.

Abundando en esta idea de ser selectivos con la tecnología que contratamos, Eugenia Navarro, en su intervención, opinó sobre implementar tecnología ad hoc o herramientas especializadas de proveedores con un gran expertise en el sector. “Creo que uno de los criterios que se deben tener en cuenta a la hora de implementar tecnología es la experiencia del proveedor: valoraciones de otros usuarios, qué cosas han hecho parecidas a las que necesitamos. Y retomando el tema anterior, también opino que hay muchos proveedores que no han querido hacer la reflexión previa y directamente han implementado sin tener la organización preparada para ello. Eso, que no es tema tecnológico en sí mismo, ha hecho fracasar muchos proyectos tecnológicos”.  “Uno de nuestros valores es frenar o poner en cuarentena el interés comercial legítimo que tienen las tecnológicas y ver si realmente es una tecnología necesaria”, prosigue Jordi. Y concluye Eugenia con dos ideas que nos parece más que interesantes: “Cuidado con los departamentos de IT de las empresas que quieren generar tecnología. Creo que es un riesgo brutal y que el abogado debe liderar estos proyectos tecnológicos rodeándose de partners expertos”. “Una implementación de tecnología viene muchas veces con una parte de change management. Esto parece una frase de business school, pero ni la mejor tecnología ni los mejores procesos van a salir adelante si ese cambio de cultura no cala en las personas. Muchas veces se descuida un acompañamiento formativo en ese cambio cultural, o por falta de tiempo, o por falta de presupuesto, y creo que se habla poco de todo ello”. ¿Y eso también es legaltech?

Pues sí lo es, porque estamos convencidos de que legaltech es mucho más que tecnología, y ese mucho más es previo a la tecnología. “El para qué va antes que el con qué”, confirma Eugenia. Y es que esta idea viene a cuento de un comentario lanzado por Jordi Estalella en su intervención, cuando compartió el ejemplo claro de un proceso en una empresa en el que se identifica claramente en qué momento y departamento se produce un cuello de botella. “Puedes invertir mucho dinero en una implementación tecnológica que no se utiliza o se usa muy poco. Y ello puede generar una creencia errónea en las personas, que pueden concluir que para qué sirve todo esto si finalmente hacemos las cosas de la misma manera. Por eso necesitas tener muy claro previamente si la tecnología es idónea para la forma de trabajar que tiene tu equipo, y la tecnología puede cambiar esa forma de trabajar, pero no toda”.

Eugenia Navarro dedicó un tiempo generoso a hablar de la necesidad de una cultura colaborativa. Lo hizo en varios sentidos, pero vimos un claro ejemplo de ello en la relación que tienen Gesdocument y Wolters Kluwer Legal Software, que se traduce, por ejemplo, en que la primera ha implementado Legisway, el software de gestión corporativa, y Kmaleón, herramienta de gestión legal, ambas soluciones de WKLS. Y nos dio la impresión de que esa relación iba mucho más allá de un vínculo cliente-proveedor. “Esta cultura colaborativa es necesaria porque hay expertos en diferentes campos que ya han invertido en tecnología, que ya han probado procesos”, nos comenta Eugenia.

¿Están de acuerdo con esta idea los directores generales de Wolters Kluwer y Gesdocument? Empieza Alicia Feito. “Nosotros somos un grupo tecnológico, fabricamos software, y en eso nos enfocamos. Gesdocument es una asesoría, llámalo ALSP si quieres, y pone el foco en lo que realmente sabe hacer, y de forma especial, y esto me parece muy importante, están focalizados en el cliente, digitalizando el flujo de las relaciones con ellos”. Prosigue José Luis Rivas dejando claro que ”en Gesdocument conocemos muy bien las necesidades de los clientes y ayudamos a mejorar los productos de Wolters Kluwer, y eso es una sinergia positiva».

Otra de las ideas interesantes que lanzó el equipo de LOIS se refería al tamaño de las asesorías jurídicas, que en general son departamentos pequeños. Lo que nos gustaría saber es si son pequeñas por las propias dimensiones de las empresas, o porque los CEO’s de esas compañías no quieren invertir recursos en su área legal. Pero sobre todo, queremos saber cómo afecta este factor al modelo de negocio tanto de Gesdocument como de Wolters Kluwer. Abre este melón José Luis. “Creo que empresas españolas que tienen asesoría jurídica pueden rondar las 2.000 o 3.000, porque solo se pueden permitir tenerla empresas de un determinado volumen. Y además tienden a subcontratar parte de su actividad, y es cierto que eso puede hacer que sus dimensiones sean limitadas, pero el objetivo de esta subcontratación es ganar en eficiencia y poder centrarse en tareas de alto valor añadido para su compañía, confiando en equipos especializados la gestión, revisión y actualización de los trámites. Para nosotros es una oportunidad esta externalización provocada por no tener tiempo ni recursos, unos déficit que se compensan ganando en eficiencia”. Alicia profundiza en las palabras de José Luis: “Para ellos es una oportunidad porque pueden captar más clientes y para nosotros como tecnológica también, porque permitimos hacer más con menos”. De hecho, el director general de Gesdocument afirma que las capacidades de automatización de Kmaleón, el software de gestión legal de Wolters Kluwer, funcionan muy bien en asesorías jurídicas.

Para cerrar esta jornada, asistimos a una breve sesión con demo incluida sobre Legisway, software de gestión corporativa, y de Legisway Analyzer,  su músculo de IA, que es el resultado de la adquisición en su día de Della AI por parte de Wolters Kluwer, y que finalmente se ha integrado en su software como un guante. Alicia, escoltada por David Jiménez, expuso una ponencia muy práctica en la que ofreció un enfoque tecnológico, con ejemplos visuales sobre cómo el uso de la tecnología redunda en una mayor eficiencia y productividad de los departamentos jurídicos de empresa, un mayor control y un mejor nivel de colaboración con el resto de la empresa. Dos claves en su mensaje: Tecnología como factor clave para aumentar la productividad + combinación de procesos, personas y tecnología.

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