Dentro del espacio Procuratech hemos querido conocer el proceso de transformación de una firma de procuradores de Murcia con casi 70 años de experiencia. Comprobarás que se trata de una despacho con muchas características interesantes. Hablamos con sus dos socios: por un lado, Manuel Sevilla Flores, también lo es de la red de procuradores Ataliter (de la que hablaremos pronto), y se incorporó al despacho, ¡atención!, cuando se trabajaba con máquinas de calco y sellos de lacre, teniendo actualmente 22 personas en plantilla; y por otro, Encarna Bermejo Garres forma parte del colectivo Women in a Legal World, que tantas y tan buenas acciones están llevando a cabo alrededor del talento femenino en el sector legal. Si Manuel y Encarna están liderando esa transformación (nos parece relevante que ambos procuradores tienen formación empresarial), también creemos que es importante el papel de los profesionales de perfil techie del despacho, y por ello también sumamos a la charla a Pablo Martínez, técnico informático. Una más que interesante combinación de músculo jurídico y tecnológico, fundamentan en la transformación de las profesiones jurídicas.
¿Qué ofrece un despacho de procurador hoy en día que tenga un valor añadido?
No somos un despacho típico de procuradores y queremos que se nos conozca a través de los servicios que ofrecemos y que nos diferencian: protocolo de trabajo certificado bajo el estándar de calidad ISO 9001, realizamos Diligencias Judiciales (emplazamientos, requerimientos, notificaciones y citaciones) según art 152.1.2LEC. con un alto porcentaje de resultados positivos , realizamos seguimiento periódico de los embargos de cantidades consignadas en sus procedimientos a través de la cuenta de depósitos y consignaciones de los respectivos juzgados, disponemos de consulta Online de expedientes, presentamos los escritos en el mismo día de su recepción…
¿Qué supone para vuestra firma de procuradores en general la formación MBA en dirección de empresas de sus socios? ¿Y para los empleados en particular?
Nuestra formación en un Máster MBA en dirección de empresas, en el caso de Manuel Sevilla Flores impartido por el Instituto de Fomento de la Región de Murcia, y en el caso de Encarna Bermejo Garres impartido por la ENAE Business School, nos ha permitido entender el despacho como empresa antes que como procurador. Si no hay resultado, no hay despacho. Nos ha permitido tener la mente abierta hacia nuestro mercado y tener siempre presente el entorno en el que trabajamos, y así poder ver las ventajas e inconvenientes en cada momento y tener claro cuál es nuestro posicionamiento. También nos ha permitido gestionar mejor nuestras inversiones en el despacho, las estrategias a seguir, la financiación, los servicios de consultoría, auditoría, marketing y recursos humanos.
Para los empleados es positivo, pues les permite pertenecer a una estructura sólida que les aporta tranquilidad, les permite ampliar su desarrollo profesional, realizar formación, impartida por el propio despacho o a través de cursos externos, participar en entrevistas de evaluación del desempeño, o realizar el Máster de Acceso a la Procura financiado por el despacho.
Nos ha animado a participar en el mecenazgo de eventos organizados por profesionales o asociaciones del sector jurídico.
Y ha hecho que nos asesoremos de forma externa con las mejores empresas posibles en diferentes ámbitos: consultoría, soporte informático, auditoría externa, gestión de la calidad, compliance, marketing, redes sociales, protección de datos, laboral y fiscal.
En el ‘calentamiento’ nos habéis comentado algo realmente interesante. Estáis trabajando en una estrategia de benchmarking para tener una visión más amplia sobre cómo está el mercado y cuáles son las oportunidades de nuestro sector. La pregunta es obligada: ¿Cómo está el mercado y cuáles son las oportunidades de vuestro sector?
El mercado actual es complicado pero apasionante. Cada vez es más competitivo y está de manifiesto la globalización jurídica. Nos lleva a estar abiertos a todas las alternativas de negocio posibles y a dar más por menos.
Nuestro despacho está muy diversificado, como por ejemplo formar parte de la red de procuradores Ataliter.
Tenemos que tener claro nuestro modelo de negocio, analizando el entorno y la competencia.
Seguimos tirando del hilo de vuestro perfil empresarial, y nos hemos enterado de que tenéis una flota propia de vehículos que tienen serigrafiado el logo del despacho. ¿Qué objetivo tiene esta acción? Teniendo en cuenta que, aunque vuestros clientes son los justiciables, los que os contratan mayormente son los abogados.
Nuestra oficina está ubicada en la ciudad de Murcia y para ofrecer el servicio en toda la región tenemos vehículos propios que nos permiten estar todos los días en todos los partidos judiciales de la Región de Murcia. El logo nos ha permitido crear marca, la cual tenemos registrada en la Oficina Española de Patentes y Marcas.
Sois socios de Ataliter, en la que vemos a despachos de procuradores de contrastado nivel. ¿Formar parte de esta red de procuradores genera negocio? ¿De qué forma?
El motivo que nos empujó a formar parte de Ataliter fue querer dar el mejor servicio posible a nuestros clientes. Ataliter es una red de procuradores que está compuesta por 13 socios y tiene el domicilio social en Paseo del General Martínez Campos, 15 de Madrid, a través de la cual podemos dar servicio a nuestros clientes en todo el territorio nacional, al ser una empresa de servicios para el sector legal, con capacidad de servicio integral en España. Tiene empleados propios y cada socio tiene asignada su zona territorial, en nuestro caso nuestro ámbito es la Región de Murcia. Por ejemplo hay grandes clientes que tienen procedimientos en diferentes provincias a los que les beneficia tener una facturación centralizada. A otros clientes más pequeños les posibilita llegar a todos los partidos judiciales del territorio nacional.
Encarna, nos alegra mucho ver que formas parte de las Women in a Legal World, un colectivo muy necesario y activo, con un potente foco en tecnología e innovación y cuya Secretaria General es Ana Martínez, Directora de Gabinete de Presidencia del Consejo General de Procuradores de España. ¿Cuál es tu experiencia con WLW? ¿Cómo ves a la Procura en temas de igualdad?
Formo parte de Women in a Legal World desde hace dos años y actualmente estoy en la comisión de nuevas tecnologías y, más concretamente, en el grupo de trabajo LegalDig. Women in a Legal World es un instrumento para aportar valor al sector jurídico y es la primera asociación que agrupa de forma transversal a juristas de todos los ámbitos. Pretende, desde la meritocracia, que se de visibilidad a las mujeres juristas. En el ámbito de la procura, hace tiempo que el sector está formado mayoritariamente por mujeres.
Habéis vivido un proceso de digitalización desde 1991, cuando implantáis un programa informático de gestión expedientes, y en estos momentos os postuláis como un despacho con papel cero. Dos ideas al respecto: ¿Ha habido resistencia en el equipo durante todos estos años? ¿El cliente, y muy especialmente el abogado, ha percibido y valorado esa transformación digital del despacho?
Ante cualquier cambio, siempre hay resistencia de algunas personas. Pero si tienes claro tu objetivo, como fue nuestro caso, siempre es posible llegar a la meta y conseguir lo propuesto. Desde 2007, año en que se implantó Lexnet en la Región de Murcia, somos digitales, y en ese momento decidimos digitalizar todos los expedientes que teníamos desde el año 1991. En más de una ocasión, algún abogado nos ha pedido la documentación de expedientes iniciados hace 25 años y la han tenido a su disposición en cuestión de horas. Posteriormente, en el año 2009, configuramos los equipos para que se pudiera implantar el teletrabajo, y gracias a esto, durante la pandemia, pudimos adaptarnos a trabajar en remoto de forma rápida y esta época no fue transgresora para nosotros.
En 2015 contratáis un servicio de consultoría dirigido por un ingeniero industrial para la mejora de procesos. Mapear los procesos es un paso previo imprescindible previo a la contratación de tecnología, además de ser la mejor manera de conocer a fondo el funcionamiento de tu propio despacho. ¿Cómo ha sido cohabitar con un profesional de este perfil o con otros perfiles techies? Seguro que ha sido un esfuerzo por parte de todo vuestro equipo, ¿ha valido la pena?
La contratación de la consultoría de procesos, liderada por ingeniero industrial, supuso un antes y un después para el despacho. Aunque te consideres bueno en tu materia, siempre hay terceros que te aportan valor y puedes aprender de ellos. Durante todo el proceso de cambio, el ambiente fue muy bueno, aunque sí hubo cierta reticencia. Fue una radiografía inicial, que en aquel momento generó protocolos simples y que con el tiempo hemos ido desarrollando y complicando. Cada área del despacho está protocolizada y los protocolos crecen día a día. El mapeo de procesos es bueno para cualquier despacho, sea del tamaño que sea, pues aporta saber hacer, seguridad y te ayuda a saber en qué lugar te encuentras.
Gracias a la consultoría y al esfuerzo realizado, obtuvimos la certificación de nuestro Sistema de Gestión, bajo la norma de calidad ISO 9001, que hemos ido renovando cada año, siendo el primer despacho de procuradores de España en obtener esta certificación de calidad con Bureau Veritas.
En esa misma línea, habéis creado un comité tecnológico en el despacho, formado por la dirección de la empresa, los responsables de cada departamento y vuestro técnico informático interno. ¿Para qué es útil ese comité? ¿Ayuda en la concienciación del equipo para seguir abordando vuestra transformación digital?
Las reuniones del comité son muy útiles, todos los miembros aportan ideas nuevas para mejorar procesos de trabajo, se ponen de manifiesto situaciones que consideramos que se pueden mejorar, permiten transmitir de forma adecuada los cambios en los protocolos al resto de empleados del despacho y sí, ayudan en la concienciación del equipo para seguir abordando la transformación digital.
La industria de la recuperación judicial está en auge, y además es un nicho en el que se utiliza mucha tecnología debido a que se debe gestionar una cantidad masiva de documentación. ¿Cómo valoráis esta actividad?
Esta actividad nos ha llevado a participar en proyectos de Inteligencia Artificial y “machine learning”, que nos han permitido sistematizar tareas y procesos de trabajo, manteniendo siempre el doble objetivo de aumentar la seguridad y la eficiencia con la que se desarrollan.
Os pedimos que compartáis con nosotros vuestra experiencia con dos herramientas que empleáis en el despacho, tanto desde la visión del procurador como la del técnico informático. Por un lado, usáis Kmaleon, un clásico en la gestión de la Procura, que recientemente ha sido adquirida por Wolters Kluwer Legal Software. ¿Habéis percibido una mejora en la herramienta desde esta operación? ¿Qué funcionalidad os aporta más valor? ¿Qué opinión tenéis de las integraciones que Kmaleon ha incorporado para la gestión automatizada de notificaciones procesales?
La adquisición de Kmaleon por parte de Wolters Kluwer es muy reciente y nuestra percepción en estos momentos es la continuidad por seguir apostando por una herramienta muy potente y con un muy buen servicio de soporte técnico como hemos tenido hasta ahora. Sí destacaríamos la incorporación a su equipo de profesionales con un doble perfil, jurídico y tecnológico, que seguro van a generar mejoras sustanciales en la herramienta.
Son muchas las funcionalidades de Kmaleon que nos aportan valor, pues nos permiten agilizar el trabajo diario y además hacerlo de forma más segura. Podríamos destacar aquellas que nos permiten actuar sobre muchos expedientes al mismo tiempo, como la apertura de expedientes en bloque, la fusión de plantillas o las macros.
En línea con lo anterior, las integraciones que Kmaleon ha incorporado para la gestión automatizada de notificaciones procesales nos permiten agilizar el trabajo diario y además hacerlo de forma más segura, por lo que en nuestra opinión aportan valor a clientes como nosotros que recibimos un alto número de notificaciones diarias.
Por otro lado, tenéis CheckLext con tecnología subyacente basada en IA, con el foco puesto en la gestión de comunicaciones, los correos electrónicos y LexNet. ¿Hay alguna funcionalidad que podáis destacar especialmente?
Si, esta herramienta, desarrollada por la empresa Aunna IT, del Grupo Zambudio, destaca por detectar si en los correos electrónicos que recibimos, se adjunta un fichero que sea susceptible de ser un escrito, comprobando si lo hemos presentado en Lexnet y, en caso contrario, alertando al usuario de que existe un escrito pendiente de presentar. Nos aporta mucha seguridad en nuestro servicio de presentación de escritos.
Hemos visto en vuestra web que tenéis un portal para la consulta online de expedientes, mediante el cual ofrecéis a los letrados el acceso online 24h/365d a los asuntos donde ostentan la dirección letrada. Insisto en el retorno de la tecnología, ¿esta funcionalidad ayuda a captar y fidelizar clientes, en este caso, la abogacía?
Recientemente hemos estrenado nuestra nueva web, con un diseño renovado y una mejor experiencia de usuario, con una interfaz más dinámica y atractiva, para facilitar la navegación y búsqueda de información.
Sin duda, esta funcionalidad aporta valor a nuestros abogados, pues con la tecnología actual que permite trabajar en remoto de forma eficiente, los profesionales son más flexibles en su horario de trabajo y pueden consultar sus expedientes a cualquier hora y desde cualquier lugar. Creemos que, junto con el resto de servicios que ofrecemos, fideliza a nuestros abogados y nos puede ayudar a trabajar con nuevos profesionales.
Si los procesos son un pilar fundamental en la transformación digital, también y con mayor importancia lo son las personas. ¿Tenéis una estrategia formativa para vuestro equipo?
Si, todos los empleados del despacho pueden desarrollar su carrera profesional interna con nosotros, participan en entrevistas de evaluación del desempeño, realizan cursos internos que organizamos en el despacho, cursos de formación externos y les financiamos el Máster de Acceso a la Procura. Estamos muy orgullosos de no haber presentado un ERTE durante la pandemia. Estamos comprometidos con las nuevas generaciones, participando en programas de estudios universitarios donde los alumnos hacen prácticas en nuestro despacho.
Creo que tenéis mucha vinculación con el mundo universitario. Habladnos brevemente de qué forma. ¿Qué argumentos le daríais a un estudiante del último año de Grado de Derecho para que elija la opción profesional de la Procura?
Somos profesores del Máster de Acceso a la Abogacía de la UCAM, tutores del Máster de Acceso a la Procura en la Facultad de Derecho de la UNED, profesores de la Escuela de Práctica Jurídica de la Universidad de Murcia y participamos en programas de mentoring en la Universidad Nebrija y la Universidad Villanueva.
Los procuradores somos especialistas en derecho procesal. Es una profesión abierta, donde te relacionas con muchas personas en los juzgados y también tienes que desempeñar tareas administrativas de forma más individual.
El Proyecto de Ley Medidas de Eficiencia Procesal del Servicio Público de Justicia presenta en su articulado una ambiciosa revisión y reforma de la regulación vigente de la subasta judicial electrónica contemplada actualmente en la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil. ¿Cómo afrontáis esta inminente reforma?
Con esta reforma se trata de dar mayor agilidad a los trámites posteriores a la subasta, necesarios para la aprobación del remate, adjudicación y entrega de los bienes, en definitiva mejorando el resultado de las subastas.
Nuestro despacho cuenta con un equipo de personas cualificadas y formadas constantemente a través de talleres prácticos que se realizan en el despacho, adaptándonos a los cambios que se van produciendo, revisando diariamente todas las publicaciones de las subastas en el Portal del BOE, participando en las subastas con las instrucciones recibidas previamente, así como telefónicamente en tiempo real o presencialmente con nuestros clientes en nuestro despacho. Damos un servicio los 365 días del año, las 24 horas del día, en diversas ocasiones ya nos hemos tenido que enfrentarnos a subastas que han finalizado 24 horas después de su hora de terminación prevista, formando turnos adaptados a esa situación para atender a esas necesidades específicas de cada subasta.
¿Cómo veis a vuestro despacho, cómo veis a la profesión de la Procura, dentro de 5 años?
Vemos nuestro despacho en constante crecimiento y nosotros con mente abierta a nuevos cambios y nuevos retos, sin marcarnos límites, en constante evolución, siempre basándonos en nuestros principios, que son ofrecer un servicio seguro y eficiente, dando por buenas las nuevas atribuciones que nos puedan llegar desde el Ministerio de Justicia y continuando con una inversión constante en tecnología que nos permitirá estar a la cabeza a nivel nacional y tecnológico.
Etiquetas: Automatización de procesos, Gestión del conocimiento, Innovación legal, Kmaleon, Legaltech, Master de acceso a la procura, Procurador, Transformación digital, Wolters Kluwer Legal Software