Cómo usar RPA en el ámbito legal para mejorar la productividad: Ejemplo de uso y consejos para su implementación

1.- Introducción

La automatización robótica de procesos (o RPA, por sus siglas en inglés) es un mecanismo de automatización que trata de replicar las acciones que haría un humano al interactuar con un sistema informático.

Con la automatización robótica de procesos (RPA)  se busca optimizar el tiempo de ejecución de tareas complejas o repetitivas que habitualmente se realizan por personas de manera manual. De esta forma se consigue mejorar los tiempos de respuesta en distintos estadios de cualquier proceso.

De esta forma, cualquier despacho de abogados podría usar RPA  para  aumentar la eficiencia en tareas como por ejemplo:

  • Autocompletar formularios
  • Cruce de información
  • Creación, actualización, eliminación y búsqueda de registros.
  • Generación de Informes
  • Convertir información desestructurada en estructurada
  • Navegar por y entre aplicaciones
  • Medición o control de tiempos de respuesta

A fin de dar visibilidad al enorme potencial de esta tecnología en el sector legal, hemos decidido realizar un ejemplo práctico para que puedan observarse fácilmente las grandes posibilidades a las que hacemos referencia.

Para ello, hemos elegido la herramienta Automation 360 de Automation Anywhere, por tres motivos fundamentales:

  • Acaba de anunciar su alianza con Google para desarrollar de forma conjunta herramientas e investigaciones sobre automatización de procesos robóticos e inteligencia artificial y Automation 360 y ya está disponible en la plataforma de Google Cloud.
  • Dispone de una versión gratuita al igual que Google Cloud.
  • Forma parte de las herramientas más completas del mercado según la consultora Gartner.

Aún así, el mercado está lleno de grandes herramientas con distintos planes y precios según la necesidad del usuario, y destacan además de la que vamos a usar ahora las siguientes: AutomatizaciónEdge, Blue Prism, Datamatics, EdgeVerve Systems, HelpSystems, IBM, Jidoka, Kofax, Kryon, NICE, Nintex, NTT-AT, Pegasystems, UiPath, WorkFusion y algunas de código abierto como Puppeteer, Selenium y Headless Firefox.

2.- Ejemplo práctico

La herramienta seleccionada, al igual que la mayoría del mercado que hemos mencionado disponen de una interfaz bastante intuitiva como podemos ver en la siguiente imagen:

Si bien, gran parte de sus funcionalidades y las acciones prediseñadas que puede ejecutar el robot son muy específicas y en ocasiones requieren algo de información extra antes de poder trabajar con facilidad. Si bien casi todas las herramientas disponen de cursos gratuitos y una comunidad de usuarios y expertos bastante amplia donde resolver dudas.

En cualquier caso, lo verdaderamente imprescindible en la automatización robótica de procesos es seguir tres pasos básicos:

  • Definir el proceso que debe automatizarse
  • Construir el bot
  • Ejecutar el bot

2.1.- Definir el proceso

Definir un proceso de tal modo que después pueda ser replicado por una máquina es una tarea algo laboriosa ya que implica un análisis minucioso del mismo en una medida en la que no estamos acostumbrados.

Pongamos un ejemplo: Abrir un email

Una tarea tan sumamente sencilla, habitual y rutinaria que ejecutamos decenas de veces al día en realidad está compuesta por los siguientes siete pasos:

  • Abrir el navegador
  • Acceder a la URL de la cuenta de correo electrónico
  • Introducir usuario
  • Pulsar siguiente
  • Introducir contraseña
  • Pulsar siguiente
  • Abrir el correo electrónico elegido

En este caso, por suerte es una ruta sencilla y secuencial, es decir todos los pasos son correlativos, lineales y únicamente dependen del anterior. Además solo va a intervenir un navegador y una URL.

Sin embargo, como podemos, imaginar la mayoría de procesos de un despacho de abogados, tomados desde principio a fin, pueden entrañar mucha más complejidad y contar con rutas que tengan múltiples puntos de inicio, dependencias en paralelo, bucles e interconexiones con diversas aplicaciones que darían esquemas de secuencia más difíciles de automatizar.

Por ello es imprescindible realizar una buena labor de definición de cada proceso antes de tomar la decisión de implementar un automatismo y en el caso de procesos complejos dividir estos en secuencias diferenciadas donde quizás sea conveniente la revisión por parte de un humano entre una y otra como veremos más adelante.

2.2.- Construir el bot

A la hora de construir el bot nos serviremos de tres elementos: Activadores (situaciones que desencadenan la ejecución automática del proceso como por ejemplo recibir un email); Variables (que definiremos y vincularemos a determinada información para que esta pueda ser tratada); y Acciones (que consisten en pequeños automatismos predefinidos por la herramienta que debemos configurar para que se ejecuten en el momento y forma que decidamos).

La mezcla y conjunción de los elementos correctos conforme al proceso que hemos definido y bien configurados nos puede permitir automatizar prácticamente cualquier tarea que tengamos en mente.

En nuestro caso hemos diseñado un proceso que permite automatizar el registro de una marca ante la Oficina Española de Protección de Marcas.

Para ello se ha creado:

  • Un primer bot encargado de estructurar la información necesaria proporcionada por el cliente en una hoja de cálculo.
  • Un segundo bot que accede al navegador web, a la URL de la OEPM, navega por la misma a través de los botones que permiten acceder al formulario de la solicitud.
  • Un tercer bot que completa los formularios leyendo la información generada por el primer bot.
  • Un cuarto bot que guarda un borrador del registro de marca y nos envía un email para que un abogado realice una revisión y proceda al pago de la tasa.

2.3.- Ejecutar el bot

Cuando hayamos construido nuestro bot o la serie de ellos que consideremos apropiada según el proceso es importante comprobar su ejecución y desempeño

Para ello debemos tener en cuenta que determinadas circunstancias pueden afectar a su funcionamiento.

Por ejemplo cambios de contraseñas, cambios o caídas en el diseño de una web donde deben navegar, tiempos de carga de la web o de un documento etc.

Para ello lo mejor es aumentar los tiempos de espera entre la ejecución de una acción y la siguiente, a fin de que la acción no trate de ejecutarse antes de que una web o documento hayan cargado por completo, introducir un proceso o persona encargada del seguimiento constante de las automatizaciones que esté vigilante a los cambios en las versiones de los navegadores, dispositivos, urls etc. y reevaluar la definición de los procesos allí donde encontremos errores a fin de que sean más compactos y simples para no tener que alterar toda la secuencia.

3.- Consejos para la implementación de RPA

Para acabar vamos a dar una serie de consejos que deben tenerse en cuenta para realizar una buena labor de automatización de procesos:

  1. Medición de procesos sin automatizar: Es importante conocer cómo son nuestros procesos, qué se tarda en cada tarea, donde existen tiempos muertos etc.
  2. Selección de procesos: Si bien es posible automatizar muchísimos de los procesos que se realizan en un despacho de abogados, no de todos podemos conseguir la misma mejora en términos de eficiencia y productividad. De esta forma es importante seleccionar con precisión aquellos más rutinarios que no requieran de una específica intervención humana más que en alguno de sus puntos.
  3. Elección de la herramienta: Aunque la mayoría de las herramientas que hemos mencionado ofrecen enormes posibilidades, no todas se adaptaran en la misma forma a lo que buscamos. Ya sea por las acciones que tengan predefinidas, por los requerimientos técnicos de quien vaya a ejecutarlas o sencillamente por el precio. De este modo, un buen estudio del mercado será imprescindible antes de afrontar la decisión.
  4. Automatización de los procesos: La automatización en sí misma es un proceso, que de manera transversal puede afectar a varios procesos internos, personas, departamentos etc. Con lo cual debe ser una decisión madura e informada que puede requerir la consulta o intervención de personal externo especializado.
  5. Desarrollo de un plan piloto e implementación: Para que la automatización se implemente correctamente en la organización debe ser asumida por el personal que deba convivir con ella, los planes piloto con secciones y procesos limitados ayudan a observar sus beneficios.
  6. Medición de procesos automatizados y comparación de resultados: Finalmente debemos ser capaces de contrastar los resultados tras la automatización con los anteriores o con los de los procesos que aún no han sido automatizados. Es ahí donde encontraremos la clave de ahorro de tiempo, costes y mejora de la calidad.

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